Come creare un potente sistema di prenotazione e integrazione POS

I sistemi POS (Point of Sale, detti anche EPOS) fanno parte dell'infrastruttura critica di quasi tutti i locali ricettivi, non da ultimo per l'elaborazione di ordini, pagamenti e dati dei clienti. 

In questo articolo vi aiuteremo a comprendere i ruoli fondamentali dei sistemi POS e dei sistemi di prenotazione per ristoranti. Poi, cosa forse più importante, vi aiuteremo a scoprire i vantaggi principali dell'integrazione dei sistemi POS e di prenotazione dei ristoranti.

Scoprirete che la potenza combinata di questi due sistemi offre molte opportunità, non solo per aiutarvi a massimizzare le prenotazioni, ma anche per ottimizzare le vostre operazioni.

Qualunque sia il tipo di struttura ricettiva che gestite attualmente o che intendete aprire, utilizzare queste due tecnologie vitali al massimo delle loro potenzialità potrebbe essere la chiave del successo della vostra attività.

Che cos'è il POS?

Come abbiamo già detto, i sistemi POS (Point of Sale, detti anche EPOS) sono essenziali per la maggior parte dei locali ricettivi. Vengono utilizzati per una serie di compiti, tra cui:

• Elaborare le transazioni con carta
• Assistere nella gestione dell'inventario
• Raccogliere i dati
• Aiutano a coordinare le operazioni di front-of-house e back-of-house

Esistono molte soluzioni POS diverse, con vari livelli di funzionalità e di esperienza per l’utente da un fornitore all'altro. Queste dovranno essere le considerazioni fondamentali nella scelta di una nuova soluzione POS.

Naturalmente, questo articolo riguarda l'integrazione del POS con un altro sistema (in questo caso un sistema di prenotazione per ristoranti), per cui è anche importante verificare che il fornitore del POS offra integrazioni semplici con gli altri sistemi a cui si desidera collegarlo.

Che cos'è un sistema di prenotazione per ristoranti?

Il ruolo principale di un sistema di prenotazione per ristoranti è quello di aiutare le aziende del settore alberghiero a risolvere l'importante sfida di attirare e prendere prenotazioni, sia online che per telefono o nel locale. 

Dovreste utilizzare un sistema di prenotazione per ristoranti se volete massimizzare le vostre prenotazioni, semplificando al contempo la vita ai vostri clienti e al vostro personale. 

Al giorno d'oggi, un buon sistema di prenotazione per ristoranti è in grado di offrire molte caratteristiche e funzioni diverse, che possono aiutarvi a gestire aspetti quali:

• Gestione e pianificazione dei tavoli
• Creazione e gestione di promozioni ed eventi
• Accettazione di depositi per ridurre i no-show
• Invio di promemoria di prenotazione ai clienti
• Accettazione di preordini e pagamenti online
• Gestione del database dei clienti
• Comunicare con i clienti, comprese le campagne di marketing
• Creazione di report completi e analisi delle tendenze dei clienti
• Migliorare i turni del personale

Come potete vedere, la scelta della soluzione giusta può offrire molti vantaggi alla vostra azienda, che vanno ben oltre la semplice capacità di attivare le prenotazioni online.

ResDiary è inoltre dotato di numerose integrazioni standard con importanti sistemi e piattaforme di terze parti, come Google e Meta per le prenotazioni, Stripe per i pagamenti e Airship per la gestione avanzata delle relazioni con i clienti.

Anche in questo caso, quando si tratta di collegare il sistema di prenotazione ad altre tecnologie, è importante verificare che il fornitore possa offrire le integrazioni necessarie. Vediamo poi perché un'integrazione POS può essere così importante per la vostra attività.

Perché integrare un POS e un sistema di prenotazione per ristoranti?

Il settore dell'ospitalità è in piena transizione verso il digitale. Ristoranti, bar, hotel e spazi per eventi si affidano più che mai alla tecnologia per operare in modo efficiente e massimizzare i ricavi.

Per questo è più che mai importante assicurarsi di ottenere il massimo dai propri sistemi, combinando le loro funzionalità e, soprattutto, i dati che raccolgono. L'integrazione del POS può essere cruciale perché è il sistema da cui si dipende di più in qualsiasi attività ricettiva. 

Il collegamento tra il sistema POS e il sistema di prenotazione del ristorante può fornire preziose informazioni sulle abitudini dei clienti. Combinando i dati di entrambi i sistemi, è possibile creare un profilo più completo dei clienti, delle loro preferenze alimentari e delle loro abitudini di spesa.

Questi dati possono essere utilizzati per prendere decisioni cruciali, basate sui dati, che possono avere un'influenza diretta sulle vostre attività, come ad esempio le opzioni del menu, quando e come effettuare le promozioni e il tipo di marketing a cui rispondono. 

In conclusione, non c'è mai stato un momento migliore per investire e collegare i sistemi POS e di prenotazione.

Un esempio dei vantaggi dell'integrazione tra sistemi di prenotazione per ristoranti e POS

I vantaggi di un'integrazione bidirezionale tra POS e sistemi di prenotazione per i locali ricettivi possono essere significativi. Secondo Oracle Micros e Tevalis (due sistemi POS integrabili con ResDiary) i dati inseriti automaticamente e con precisione attraverso questi sistemi possono aiutare il personale a gestire le prenotazioni, gli ingressi, a massimizzare la copertura e a migliorare il servizio in linea con le informazioni dei clienti. 

Esiste un'ampia varietà di sistemi POS che offrono caratteristiche, prezzi e vantaggi diversi per locali di ogni dimensione e ResDiary offre integrazioni con molti di essi. 

Ora diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei modi in cui la combinazione di questi sistemi può essere vantaggiosa per il vostro locale, concentrandoci sulle loro funzioni principali.

Elaborazione di carte di credito

Poiché le carte di credito sono in genere più utilizzate dei contanti, una funzione fondamentale per qualsiasi tecnologia per i punti vendita è l'elaborazione delle transazioni digitali. I sistemi POS calcolano il costo di una serie di articoli (ad esempio, il costo di una bibita, di un hamburger e di patatine) e con una carta di credito, completano la transazione tra acquirente e venditore. 

È quindi possibile stampare una ricevuta digitale o fisica e aggiornare l'inventario di quel particolare articolo per riflettere la transazione.

Il processo è relativamente rapido e semplice ed elimina l'errore umano che può essere implicato nell'individuare ciò che è stato ordinato, nel calcolare i costi e, se si usa il contante, nell'organizzare il corretto ammontare del resto. A seconda del programma, i sistemi POS possono essere collegati a tablet per consentire l'elaborazione dei pagamenti in qualsiasi punto del locale. Alcuni sistemi POS offrono anche forme di pagamento flessibili, tra cui fatture suddivise, buoni e depositi.

ResDiary è inoltre integrato con Stripe (il nostro partner per i pagamenti conforme allo standard PCI), che consente di effettuare facilmente i depositi per le prenotazioni online, al telefono o di persona. Inoltre, il salvataggio dei dati della carta per i clienti abituali può rendere il processo di prenotazione ancora più conveniente per loro!

Strumenti di reporting e analisi

Alcuni sistemi POS forniscono alle aziende dati e report in tempo reale su una serie di preferenze e decisioni prese dai clienti. SumUp, un'altra integrazione di ResDiary, offre l'accesso a un'ampia gamma di report, tra cui (ma non solo): il fatturato, i margini di profitto e la possibilità di identificare con facilità i prodotti più venduti. 

Potrete anche tenere sotto controllo l'inventario ed evitare di avere scorte eccessive o insufficienti grazie alla nostra funzione di reporting in tempo reale che vi aiuterà a reagire istantaneamente ai movimenti dinamici delle scorte. Il tutto per darvi una visione più approfondita della vostra attività, a colpo d'occhio.

Ordini online

Una funzione utile incorporata in alcuni sistemi POS (come Bleep) è quella degli ordini online per la consegna, l'asporto o il consumo. Bleep eccelle nella fornitura di sistemi POS innovativi e su misura, progettati appositamente per il settore dei servizi veloci, come fast food, paninoteche, panetterie, macellerie e gastronomie.

Sintesi

Collegando il sistema POS a un affidabile sistema di prenotazione per ristoranti è possibile migliorare le funzionalità e i vantaggi offerti dal sistema. Questi possono includere maggiori entrate per l'azienda, un miglioramento dell'esperienza del cliente e un'ottimizzazione delle operazioni.

Le funzionalità e le informazioni fornite possono variare a seconda del software, per cui è importante considerare le esigenze specifiche del locale prima di scegliere un sistema POS. Effettuate una ricerca e verificate che il vostro fornitore di sistemi di prenotazione per ristoranti sia in grado di supportare il tipo di integrazione POS di cui avete bisogno.

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