5 caratteristiche indispensabili in un sistema di prenotazione per ristoranti

I sistemi di prenotazione per ristoranti sono diventati uno degli strumenti più vitali su cui si basano le aziende del settore alberghiero, soprattutto con la transizione del settore verso operazioni più digitali. Se state pensando di implementare un nuovo modo di gestire le prenotazioni nel vostro locale, o se state pensando di cambiare fornitore, questo articolo vi aiuterà.

Vi illustreremo le caratteristiche più importanti da tenere in considerazione quando scegliete il sistema di prenotazione per ristoranti più adatto alla vostra attività, indipendentemente dal tipo di locale che gestite.

A cominciare dalle caratteristiche fondamentali, come l'accettazione di prenotazioni online e la massimizzazione delle prenotazioni. Parleremo anche di altri importanti strumenti che possono contribuire a semplificare la vita del personale, a migliorare l'esperienza dei clienti e, in definitiva, a far crescere la vostra attività.

In questo articolo ci concentreremo in particolare su:

• Aumentare le prenotazioni e farsi conoscere online
• Accettazione di depositi e pagamenti
• Ottimizzazione automatica delle operazioni
• Massimizzare il valore del vostro database
• Processo decisionale basato sui dati

Che cos'è un sistema di prenotazione per ristoranti?

Ristoranti, bar e hotel si affidavano tradizionalmente a carta e penna per gestire le prenotazioni. Questo modo di lavorare è diventato obsoleto sulla scia della rivoluzione della tecnologia digitale. I sistemi di prenotazione per ristoranti sono stati progettati per migliorare il processo di accettazione e gestione delle prenotazioni, rendendolo sicuramente più affidabile e meno soggetto a errori.

Oggi i clienti si aspettano anche un'esperienza diversa quando prenotano. Il 60% dei consumatori cerca online menu, foto e recensioni prima di scegliere un locale. Quando poi sono pronti a prenotare, si aspettano di poterlo fare facilmente, quando e dove vogliono.

Pensateci dal vostro punto di vista: quando siete un cliente che cerca di prenotare un bar o un ristorante, vi aspettate un'esperienza simile?

Al giorno d'oggi ci sono anche molte caratteristiche e funzioni diverse che una soluzione di prenotazione può servire, come ad esempio:

• Aumentare la presenza online
• Gestione e pianificazione dei tavoli
• Creare e gestire promozioni ed eventi
• Accettazione di depositi per ridurre i no-show
• Invio di promemoria di prenotazione ai clienti
• Accettazione di preordini e pagamenti online
• Gestione del database dei clienti
• Comunicare con i clienti, comprese le campagne di marketing
• Creazione di report completi e analisi delle tendenze dei clienti
• Migliorare i turni del personale

Potrebbero esserci molte più cose di quelle che vi aspettavate inizialmente! Non preoccupatevi, vi guideremo attraverso le funzioni "indispensabili" affrontando le esigenze più importanti che molti dei nostri oltre 9.000 clienti hanno condiviso prima di unirsi a ResDiary.

Aumentare le prenotazioni e farsi scoprire online

È un dato di fatto che sempre più persone vogliono prenotare online, una tendenza che non potrà che aumentare nel tempo. Per questo motivo, il semplice fatto di semplificare loro la vita in questo senso dovrebbe contribuire immediatamente ad aumentare le prenotazioni e le entrate, riducendo al contempo le opportunità di prenotazione perse.

Se state passando da carta e penna a un sistema di prenotazione online, il processo non potrebbe essere più semplice che con ResDiary. Vi forniremo un widget personalizzato per il vostro sito web che vi permetterà di prendere prenotazioni online non appena sarà attivo.

La grande novità è che una volta attivato, il vostro widget è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Ciò significa che non perderete mai più l'opportunità di ottenere una prenotazione se un cliente vi trova online. 

Se vi affidate ancora a carta e penna, ripensate agli ultimi anni e provate a calcolare quante prenotazioni avete perso perché non siete riusciti a raggiungere il telefono o la porta d'ingresso in tempo, o perché eravate semplicemente chiusi.

Anche se attualmente disponete di un sistema di prenotazione digitale, è importante che i clienti possano prenotare sul vostro sito web, ma ci possono essere molti modi per farsi scoprire online, ed è qui che le integrazioni di terze parti per le prenotazioni giocano un ruolo fondamentale.

Sappiamo tutti che i consumatori possono essere volubili e facilmente distratti se non ottengono subito ciò che desiderano. ResDiary aiuta a ridurre questo rischio rendendo più semplice l'accettazione di prenotazioni direttamente da Google, Facebook e Instagram con un semplice clic. 

Una volta effettuata una prenotazione su una qualsiasi di queste piattaforme, questa viene trasmessa a ResDiary, dove potete gestire tutte le vostre prenotazioni da più piattaforme in un unico posto. Quindi, come potete vedere, non solo avete reso possibili le prenotazioni online, ma avete anche amplificato la vostra presenza online e ottimizzato le vostre operazioni!

Zero commissioni sulle prenotazioni online

Molti fornitori di software di prenotazione applicano una commissione su tutte le prenotazioni che elaborano, sia attraverso il vostro sito web che altrove. Può trattarsi di un importo forfettario su ogni prenotazione o di una percentuale sulla vendita finale che viene addebitata in aggiunta al canone di abbonamento, che potrebbe non essere visibile sul sito web.

Con ResDiary, pagherete solo la tariffa forfettaria dell'abbonamento e non avrete alcuna commissione sulle prenotazioni! Inoltre, avrete accesso gratuito alla vetrina del vostro locale su Dish Cult, la nostra app per ristoranti rivolta ai clienti con oltre 3 milioni di clienti.

Accettazione di depositi e pagamenti

I depositi stanno diventando sempre più popolari per i locali che cercano di combattere le perdite di fatturato dovute alla mancata presentazione dei clienti. Introdurre una politica per i depositi e gestire i pagamenti può essere complicato, ed è qui che il giusto sistema di prenotazione per ristoranti può aiutarvi.

È bene cercare sempre un partner di prenotazione che vi permetta di accettare depositi, innanzitutto. Ciò significa che dovreste essere in grado di stabilire facilmente le regole per l'applicazione dei depositi (ad esempio, quando una prenotazione ha più di quattro commensali o per servizi particolarmente affollati) e quindi elaborare i pagamenti quando richiesto.

Promemoria per le prenotazioni

ResDiary fa un ulteriore passo avanti consentendovi di inviare promemoria ai clienti prima della loro prenotazione. I messaggi possono essere personalizzati per adattarsi al vostro marchio e includere anche i link ai vostri termini e condizioni e alla politica di cancellazione. In questo modo i commensali avranno piena trasparenza sulla loro prenotazione e la possibilità di cancellarla con largo anticipo, se necessario, in modo da poter rivendere il loro tavolo.

Memorizzare in modo sicuro i dati della carta ed elaborare i pagamenti

Naturalmente, i depositi richiedono la memorizzazione dei dati della carta e l'accettazione dei pagamenti. Idealmente questo non dovrebbe influire sull'esperienza di prenotazione dei clienti, ma soprattutto questi ultimi devono avere la certezza che i loro dati di pagamento vengano elaborati in modo sicuro.

Noi di ResDiary siamo integrati con Stripe, uno dei fornitori di servizi di pagamento conformi allo standard PCI più diffusi al mondo. 

Anche in questo caso, quando viene effettuata una prenotazione e un deposito, tutti i dati necessari vengono trasmessi a ResDiary, in modo da poterli gestire in un unico luogo. Lo stesso vale per i pre-ordini online, i biglietti per gli eventi, le promozioni e i buoni regalo, di cui parleremo in dettaglio più avanti.

In definitiva, per quanto riguarda i pagamenti, il sistema di prenotazione del vostro ristorante dovrebbe semplificare la vita al vostro personale e garantire la tranquillità dei vostri clienti.

Ottimizzare le operazioni in modo automatico

È importante ricordare che qualsiasi software deve essere progettato per semplificare la vita a voi e al vostro personale, anche per quanto riguarda l'esecuzione automatica delle operazioni. In quest'ottica, il miglior sistema di prenotazione per ristoranti per la vostra azienda dovrebbe essere in grado di:

• Occuparsi delle prenotazioni
• scegliere i tavoli migliori da vendere (e nel giusto ordine)
• Elaborare e archiviare correttamente i dati dei clienti 

ResDiary dispone di un sistema di gestione dei tavoli integrato e di altre funzioni progettate per eliminare il dolore e la fatica di gestire le prenotazioni manualmente. Al momento dell'iscrizione si imposta il piano dei tavoli e le regole, ad esempio quali tavoli vendere per primi e quanti clienti far sedere in determinati orari, poi ResDiary fa il resto.

Ciò significa che ogni volta che una nuova prenotazione compare nella vostra agenda, le viene già assegnato un tavolo e una fascia oraria adatta a voi. Tutto ciò che il vostro personale deve fare è quello che sa fare meglio, creare una grande esperienza per i clienti!

Se il vostro attuale sistema di gestione delle prenotazioni non fa queste cose per voi, potreste sprecare tempo e risorse preziose che potrebbero essere meglio impiegate per deliziare i clienti e massimizzare i vostri ricavi.

Lo stesso vale per ridurre al minimo la sovrapposizione di compiti tra i diversi sistemi e reparti della vostra azienda. Le integrazioni possono svolgere un ruolo fondamentale nel ridurre al minimo le inutili duplicazioni di attività (come la gestione dei dati in due sistemi diversi) o lo spreco di energie nel passare da un sistema all'altro.

Prendiamo ad esempio il vostro sistema POS, uno strumento fondamentale per qualsiasi attività alberghiera. Il vostro sistema di prenotazione dovrebbe essere in grado di collegarsi ad esso, in modo da poter condividere informazioni vitali e dati sui clienti. In questo modo si potranno conoscere meglio aspetti come le tendenze delle prenotazioni, la spesa media e persino le preferenze alimentari, che possono aiutare a pianificare di conseguenza la strategia per quanto riguarda i menu, le promozioni e il personale.

ResDiary si integra con alcuni dei principali e più affidabili fornitori di sistemi POS del mondo. Leggete la nostra guida su come sfruttare la potenza dell'integrazione dei POS con il vostro sistema di prenotazione dei ristoranti.

Massimizzare il valore del vostro database

Il vostro attuale sistema di gestione delle prenotazioni può aiutarvi a rimanere in contatto con i vostri clienti e a creare promozioni e campagne di marketing interessanti per invogliarli a tornare nel vostro locale? Dovrebbe!

Pensate a tutti quei dati che vengono forniti con ogni prenotazione: come vengono archiviati e cosa siete in grado di fare con essi in seguito?

ResDiary non si limita a raccogliere i dati dei clienti solo per una prenotazione, ma tali informazioni vengono automaticamente archiviate in modo sicuro nel sistema (ResDiary è conforme al GDPR). I clienti possono anche scegliere di ricevere comunicazioni sulle vostre ultime novità, eventi e promozioni.

In questo modo, il vostro database cresce automaticamente con ogni prenotazione e potrete utilizzarlo per aumentare le prenotazioni e creare clienti sempre più fedeli. Questo non si ottiene certo con carta e penna!

ResDiary si spinge oltre, fornendovi gli strumenti per creare offerte speciali ed eventi e promuoverli in un unico luogo. Inoltre, tutti questi dati ricchi possono darvi una visione migliore dei gusti e delle preferenze delle persone, consentendovi di segmentarle e indirizzarle in modo più efficace.

L'utilizzo dei dati è l'oggetto dell'ultima sezione di questo articolo, per cui ci addentriamo in questo argomento.

Il processo decisionale guidato dai dati

Abbiamo già detto che i sistemi di prenotazione per ristoranti sono in grado di acquisire molti dati sui clienti e che dovrebbero aiutarvi a utilizzarli in modo efficace. Ecco perché il sistema di prenotazione giusto deve fornire strumenti potenti per l'analisi e la reportistica intelligente.

Le aziende di tutte le dimensioni fanno affidamento sull'analisi dei dati, soprattutto in un momento in cui cercano di ottenere il massimo valore da ogni risorsa. Il vecchio detto "Il tempo è denaro" dovrebbe essere aggiornato in "Tutto è denaro nel 2023... ed è costoso!", quindi tutto deve essere misurato per garantire il ROI (Ritorno d’investimento).

Ecco perché ResDiary, ad esempio, include una dashboard completa per monitorare l'attività del vostro ristorante, bar, hotel o spazio per eventi. La nostra piattaforma è dotata di oltre 30 report diversi per aiutarvi a gestire al meglio la vostra azienda, consentendovi di prendere decisioni migliori basate sui dati per la vostra strategia.

Inoltre, con ResDiary, questi report sono facilmente accessibili a chiunque ne abbia bisogno, ovunque e in qualsiasi momento.

I report e le analisi possono spesso essere un ripensamento per i fornitori di sistemi e per i loro utenti. Ma potete evitare di cadere in questa trappola scegliendo un sistema di prenotazione di ristoranti che non si limiti a registrare i dati vitali, ma li metta in primo piano per voi e per i vostri team.

Sintesi

I sistemi di prenotazione per ristoranti sono diventati uno degli strumenti più vitali su cui le aziende del settore alberghiero fanno affidamento, soprattutto con la transizione del settore verso operazioni più digitali. Quando scegliete un sistema di prenotazione per la vostra attività, dovete cercare di individuare alcune caratteristiche fondamentali, come la possibilità di prendere e gestire le prenotazioni online. 

Ma ci sono altre funzioni importanti che dovreste aspettarvi dal vostro sistema di prenotazione. Funzioni che non solo risolveranno le sfide che dovete affrontare oggi, ma vi aiuteranno anche a costruire un'attività di successo in futuro.

È importante anche l'integrazione con le tecnologie per l'ospitalità più diffuse e affidabili, per creare operazioni più snelle e fornire informazioni vitali sui vostri clienti. In questo modo, il vostro personale potrà concentrarsi sull'offerta di esperienze straordinarie per i clienti.

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